Ορίστε έναν προϋπολογισμό και ένα χρονοδιάγραμμα
Για να γίνει μια εκδήλωση επιτυχημένη, θα πρέπει να οριστεί το χρηματικό ποσό που μπορεί να διατεθεί για αυτή τουλάχιστον 3-4 μήνες νωρίτερα, αλλά και να υπολογιστεί ένα 10-15% επιπλέον. Είναι πιθανό να προκύψουν μη υπολογισμένα έξοδα, όμως με τον τρόπο αυτό θα πετύχετε όσο το δυνατόν μικρότερες διακυμάνσεις.
Κατά συνέπεια, θα πρέπει να φτιάξετε περίπου 3-4 μήνες πριν ένα χρονοδιάγραμμα σχετικά με το πότε θα γίνει η κάθε ενέργεια. Στη διοργάνωση εκδηλώσεων θα πρέπει να έχουν πραγματοποιηθεί όλα στην ώρα τους.
Στις πιο σημαντικές ενέργειες ανήκουν:
⦁ Αποστολή προσκλητηρίων
⦁ Επιλογή χώρου
⦁ Επιλογή συνεργατών, όπως DJ, εταιρεία ήχου, ειδικό σε εφέ, σεφ
⦁ Δημιουργία και επιλογή του μενού
⦁ Διακόσμηση του χώρου
Επιλογή βασικών συνεργατών
Όπως αναφέραμε και πριν, θα πρέπει να επιλέξετε τους συνεργάτες σας αρκετό καιρό πριν την εκδήλωση. Έπειτα από την επιλογή τους, θα πρέπει να έχετε άψογη συνεργασία μεταξύ σας. Είναι αρκετά σημαντικό να τους εκφράσετε τις επιθυμίες και τις ανάγκες σας, αλλά και να ακούσετε και τη δική τους άποψη. Η εμπειρία και η άποψη τους θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια μοναδική ημέρα ή βραδιά.
Επιπλέον, είναι αρκετά σημαντικό να έχετε μερικές συναντήσεις με όλους σας τους συνεργάτες. Για παράδειγμα, ο dj και ο υπεύθυνος για τη δημιουργία του show θα πρέπει να έχουν επικοινωνία με τον υπεύθυνο του χώρου, ώστε να συζητήσουν για ευκαιρίες και πιθανούς περιορισμούς που θα έχουν.
Δημιουργία show και ψυχαγωγίας
Ακόμη και αν στην εκδήλωση έχει πραγματοποιηθεί αρκετή οργάνωση, όσον αφορά το φαγητό, τη διακόσμηση του χώρου, την υποδοχή των καλεσμένων, δε θα είναι το ίδιο επιτυχημένη αν δεν έχετε μεριμνήσει για την ψυχαγωγία.
Για αρχή, θα πρέπει να σκεφτείτε με ποιον τρόπο θα τραβήξετε την προσοχή και τα βλέμματα των καλεσμένων σας, αλλά και να δημιουργήσετε μια αίσθηση λάμψης. Για να μπορέσετε να πετύχετε τον στόχο σας, συνεργαστείτε με έναν ειδικό στα πυροτεχνήματα και τα εφέ, που θα σας δώσει τις κατάλληλες συμβουλές με βάση τις ανάγκες, τον προϋπολογισμό και τις δυνατότητες του χώρου.
Για παράδειγμα, στην αρχή ή στην κορύφωση της εκδήλωσης μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σόου με:
⦁ Εναέρια πυροτεχνήματα
⦁ Πλωτά σιντριβάνια
⦁ Φλεγόμενα σιντριβάνια
⦁ Ξηρό πάγο και καπνό
⦁ Φωτιές-φλόγες
⦁ Εφέ κρυογονικής
Έτσι, θα μπορέσετε να ενθουσιάσετε τους καλεσμένους σας και να τραβήξετε μοναδικές φωτογραφίες. Με την ίδια λογική, εντάξτε στη διακόσμηση φαντασμαγορικά εφέ, όπως φλεγόμενες επιγραφές.
Ακόμη, ο ο DJ θα πρέπει να είναι ένα σημαντικό κομμάτι του event. Η μουσική μπορεί να δημιουργήσει μια μοναδική και ευχάριστη ατμόσφαιρα ακόμη και στην πιο αυστηρή εκδήλωση.
Παρατηρούμε λοιπόν πως με την κατάλληλη οργάνωση, μπορείτε να διοργανώσετε μια φαντασμαγορική εκδήλωση, η οποία θα ενθουσιάσει όσους θα παρευρεθούν σε αυτή.
